Personvernerklæring – Prodio Signal

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Resforma AS behandler personopplysninger i forbindelse med tjenesten Prodio.Signal.

Prodio.Signal er en digital tjeneste som samler inn, strukturerer, analyserer og tilgjengeliggjør informasjon om byggesaker og relaterte offentlige saksopplysninger fra kommuner, offentlige postlister, innsynsløsninger og andre offentlige kilder. Tjenesten kan også tilby søk, varsling, lagrede søk, abonnement og andre funksjoner knyttet til byggesaksinformasjon.

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger i Prodio.Signal er:

Resforma AS
Org.nr: 997044681
E-post: kontakt oss
Nettside: resforma.no

Spørsmål om personvern kan rettes til oss på kontaktskjemaet over.

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

Vi kan behandle følgende typer personopplysninger:

Opplysninger du gir oss selv

Dette kan omfatte:

• Navn
• E-postadresse
• Telefonnummer
• Firmanavn
• Rolle/stilling
• Innloggingsinformasjon
• Abonnementsinformasjon
• Faktura- og betalingsinformasjon
• Innstillinger, lagrede søk og varslingspreferanser
• Henvendelser du sender til oss

Opplysninger fra bruk av tjenesten

Når du bruker Prodio.Signal, kan vi behandle tekniske og bruksrelaterte opplysninger, som:

• IP-adresse
• Tidspunkt for innlogging og bruk
• Nettleser og enhetstype
• Hvilke sider og funksjoner som brukes
• Søk, filtreringer og lagrede søk
• Feillogger og sikkerhetslogger

Opplysninger fra offentlige kilder

Prodio.Signal behandler informasjon fra offentlige kilder, for eksempel kommunale postlister, innsynsløsninger, byggesaksregistre og andre åpne datakilder.

Slike opplysninger kan inneholde personopplysninger, for eksempel:

• Navn på tiltakshaver, søker, ansvarlig foretak eller andre involverte
• Adresse eller eiendomsinformasjon
• Gårds- og bruksnummer
• Saksnummer
• Dokumenttitler og metadata
• Informasjon om tiltak, byggesakstype, status og fremdrift

Vi forsøker å begrense behandlingen til opplysninger som er relevante for tjenestens formål.

3. Hvor vi henter opplysninger fra

Vi kan hente personopplysninger fra:

• Deg som bruker
• Virksomheten du representerer
• Kommunale postlister og innsynsløsninger
• Offentlige registre og åpne datakilder
• Betalingsleverandører
• Tekniske drifts-, analyse- og sikkerhetsverktøy

4. Hva vi bruker opplysningene til

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

Levere og administrere tjenesten

Vi bruker opplysninger for å opprette og administrere brukerkontoer, gi tilgang til abonnement, vise søkeresultater, lagre søk, sende varsler og levere funksjonaliteten i Prodio.Signal.

Behandlingsgrunnlag: Avtale med brukeren eller virksomheten brukeren representerer.

Innsamling, strukturering og tilgjengeliggjøring av byggesaksinformasjon

Vi behandler informasjon fra offentlige kilder for å gjøre byggesaksinformasjon søkbar, strukturert og lettere tilgjengelig for brukere av tjenesten.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse. Vår berettigede interesse er å tilby en tjeneste som gjør offentlig byggesaksinformasjon mer tilgjengelig, søkbar og nyttig for profesjonelle aktører og andre med legitim interesse i slike opplysninger.

Vi gjør en avveining mellom denne interessen og hensynet til personvernet til de personene som kan være omtalt i offentlige byggesaker. For å redusere personvernulempen kan vi blant annet begrense hva som vises åpent, kreve innlogging eller abonnement for tilgang til mer detaljerte opplysninger, og vurdere innsigelser eller forespørsler om begrensning.

Varsling og lagrede søk

Dersom du oppretter varsler eller lagrede søk, bruker vi opplysningene dine til å sende deg relevante varsler basert på dine innstillinger.

Behandlingsgrunnlag: Avtale eller samtykke, avhengig av hvordan varselet er satt opp.

Betaling, fakturering og abonnement

Vi behandler nødvendige opplysninger for å håndtere abonnement, betaling, fakturering, regnskap og eventuell kundeadministrasjon.

Behandlingsgrunnlag: Avtale og rettslig forpliktelse.

Kundeservice og kommunikasjon

Vi bruker kontaktopplysninger og innhold i henvendelser for å svare på spørsmål, gi support og følge opp kundeforhold.

Behandlingsgrunnlag: Avtale eller berettiget interesse.

Sikkerhet, drift og feilretting

Vi behandler tekniske data og logger for å sikre stabil drift, forhindre misbruk, avdekke feil, beskytte tjenesten og dokumentere sikkerhetshendelser.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse.

Analyse og forbedring

Vi kan bruke statistikk og bruksdata for å forstå hvordan tjenesten brukes og forbedre funksjonalitet, ytelse og brukeropplevelse.

Behandlingsgrunnlag: Berettiget interesse eller samtykke, avhengig av type analyse og teknologi som brukes.

Markedsføring

Vi kan bruke kontaktopplysninger til å sende relevant informasjon om Prodio.Signal eller andre tjenester fra Resforma AS, dersom vi har lovlig grunnlag for dette.

Behandlingsgrunnlag: Samtykke, eksisterende kundeforhold eller berettiget interesse der loven tillater det.

Du kan når som helst reservere deg mot markedsføring.

5. Kunstig intelligens, OCR og automatisert analyse

Prodio.Signal kan bruke automatiserte metoder, OCR, maskinlæring eller kunstig intelligens for å lese, strukturere, klassifisere og sammenstille informasjon fra offentlige dokumenter og datakilder.

Formålet er å gjøre informasjonen mer søkbar og relevant for brukerne.

Vi bruker ikke slike analyser til automatiserte avgjørelser med rettsvirkning for enkeltpersoner.

6. Hvem vi deler opplysninger med

Vi kan dele personopplysninger med leverandører som behandler opplysninger på våre vegne, for eksempel:

• Leverandører av hosting og serverdrift
• Database- og lagringsleverandører
• Betalingsleverandører
• E-post- og varslingsleverandører
• Analyse- og sikkerhetsleverandører
• Leverandører av OCR, AI eller databehandling
• Regnskapsfører eller andre administrative leverandører

Slike leverandører kan bare bruke opplysningene i samsvar med avtale med oss og våre instrukser.

Vi kan også dele opplysninger dersom det er nødvendig for å oppfylle lovpålagte krav, håndheve avtaler, beskytte våre rettigheter eller ivareta sikkerheten i tjenesten.

Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter.

7. Overføring utenfor EU/EØS

Vi forsøker å bruke leverandører innenfor EU/EØS der det er praktisk mulig.

Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EU/EØS, skal dette skje i samsvar med gjeldende personvernregler, for eksempel ved bruk av EUs standardavtaler, adekvansbeslutning eller andre godkjente overføringsgrunnlag.

8. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene beskrevet i denne erklæringen.

Typiske lagringstider:

Type opplysninger	Lagringstid
Kontoopplysninger	Så lenge brukerkontoen eksisterer
Abonnements- og fakturaopplysninger	Så lenge nødvendig etter avtale, regnskaps- og bokføringsregler
Lagrede søk og varsler	Til brukeren sletter dem eller kontoen avsluttes
Tekniske logger	Så lenge nødvendig for drift, sikkerhet og feilsøking
Opplysninger fra offentlige kilder	Så lenge de er relevante for tjenestens formål

Vi kan anonymisere eller aggregere data slik at de ikke lenger kan knyttes til enkeltpersoner. Slike data kan brukes videre til statistikk, analyse og forbedring av tjenesten.

9. Informasjonskapsler og lignende teknologi

Prodio.Signal kan bruke informasjonskapsler og lignende teknologi. Vi kan bruke slike teknologier til:

• Nødvendig innlogging og sikkerhet
• Å huske brukerinnstillinger
• Drift og feilretting
• Analyse og statistikk
• Eventuell markedsføring eller annonsering

Nødvendige informasjonskapsler brukes for at tjenesten skal fungere. Andre typer informasjonskapsler, for eksempel analyse, markedsføring eller sporing, brukes bare der vi har gyldig samtykke eller annet lovlig grunnlag.

Du kan administrere eller trekke tilbake samtykke via cookie-innstillingene på nettstedet, dersom slike cookies brukes.

10. Dine rettigheter

Du har rettigheter etter personvernregelverket. Dette kan blant annet omfatte rett til:

• Innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg
• Retting av uriktige opplysninger
• Sletting av opplysninger
• Begrensning av behandling
• Dataportabilitet, der dette gjelder
• Å protestere mot behandling basert på berettiget interesse
• Å trekke tilbake samtykke, dersom behandlingen bygger på samtykke

Dersom du mener at opplysninger i Prodio.Signal er feil, misvisende eller bør begrenses, kan du kontakte oss. Dette gjelder også dersom opplysninger fra offentlige byggesaker gjelder deg personlig.

Vi vil vurdere henvendelsen konkret. I noen tilfeller kan vi ikke slette opplysninger dersom vi fortsatt har lovlig grunnlag for å behandle dem, men vi kan vurdere retting, begrensning eller andre tiltak.

11. Klage

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med regelverket, kan du kontakte oss først slik at vi kan forsøke å løse saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

12. Sikkerhet

Vi arbeider for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, sletting, tap og misbruk.

Tiltakene kan omfatte tilgangsstyring, logging, kryptering, sikkerhetskopiering, overvåking, tekniske sikkerhetstiltak og rutiner for håndtering av avvik.

13. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i tjenesten, leverandører, teknologi eller regelverk.

Nyeste versjon vil være tilgjengelig på nettstedet.

Ved vesentlige endringer kan vi informere brukere på egnet måte, for eksempel via e-post eller melding i tjenesten.